10 Cara Follow Up Customer Tanpa Terlihat Memaksa, Dijamin Efektif!

Rangkuman Artikel：Followupatautindaklanjutadalahsalahsatulangkahpentingdalammenjagahubungandenganpelanggandanmemastikanmerekatetapterlibatdenganprodukataulayananyangditawarkan. Namun,ba...

Follow up atau tindak lanjut adalah salah satu langkah penting dalam menjaga hubungan dengan pelanggan dan memastikan mereka tetap terlibat dengan produk atau layanan yang ditawarkan. 

Namun, banyak perusahaan merasa kesulitan untuk melakukan follow up tanpa terkesan memaksa atau mengganggu pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara follow up yang tepat agar tidak hanya efektif, tetapi juga menjaga hubungan baik dengan customer.

Simak 10 cara follow up di bawah ini, ya!

1. Pahami Waktu yang Tepat untuk Follow Up

Salah satu kunci untuk melakukan follow up yang tidak terkesan memaksa adalah memilih waktu yang tepat. Setiap pelanggan memiliki waktu yang berbeda-beda ketika mereka bisa meluangkan perhatian untuk mendengarkan penawaran atau feedback. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami kapan waktu yang tepat untuk melakukan follow up.

Sebagai contoh, jika Anda melakukan follow up setelah pelanggan melakukan pembelian, pastikan Anda memberi waktu beberapa hari agar pelanggan sempat menggunakan produk atau layanan tersebut. Jika Anda melakukannya terlalu cepat, pelanggan mungkin merasa terdesak, yang bisa merusak pengalaman mereka.

2. Bangun Komunikasi yang Empatik

Saat melakukan follow up, pastikan Anda tidak hanya fokus pada tujuan penjualan atau permintaan Anda. Lebih penting lagi adalah bagaimana Anda mendengarkan dan memahami kebutuhan mereka. Dengan menggunakan pendekatan yang empatik, Anda menunjukkan bahwa kepedulian dengan masalah atau kebutuhan mereka, bukan hanya pada transaksi.

Misalnya, jika Anda ingin melakukan follow up melalui telepon, mulailah percakapan dengan menanyakan bagaimana pengalaman mereka setelah menggunakan produk atau layanan Anda. Dengan menunjukkan ketertarikan yang tulus, pelanggan akan merasa lebih dihargai dan tidak merasa seperti hanya objek penjualan.

3. Personalisasi Follow Up Anda

Kunci berikutnya adalah personalisasi. Pelanggan lebih cenderung merespon follow up yang terasa personal daripada yang terkesan generik. Gunakan nama pelanggan dan referensikan pembelian atau interaksi sebelumnya untuk menunjukkan bahwa Anda benar-benar memperhatikan mereka, bukan sekadar melakukan follow up massal.

Misalnya, jika Anda melakukan follow up setelah percakapan awal, Anda bisa mengingatkan pelanggan tentang percakapan sebelumnya dan menawarkan solusi yang lebih tepat sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini membuat mereka merasa lebih dihargai dan meningkatkan kemungkinan mereka untuk merespon positif.

4. Gunakan Multiple Channel untuk Follow Up

Tidak semua orang memiliki preferensi yang sama dalam berkomunikasi. Beberapa lebih suka berkomunikasi lewat email, sementara yang lain lebih nyaman menggunakan telepon. Oleh karena itu, penting untuk tidak hanya mengandalkan satu saluran komunikasi dalam melakukan follow up. Selain email, Anda bisa mempertimbangkan cara follow up customer lewat telepon.

Follow up lewat telepon bisa lebih personal dan memungkinkan Anda untuk berbicara langsung dengan pelanggan, mendengarkan keluhan mereka, dan memberi solusi secara real-time. Namun, pastikan untuk tidak terlalu sering menghubungi mereka melalui telepon, agar tidak terkesan mengganggu.

5. Jangan Terlalu Pushy, Fokus pada Solusi

Saat melakukan follow up, penting untuk tetap fokus pada solusi yang dapat Anda tawarkan, bukan pada tekanan untuk segera mendapatkan keputusan dari pelanggan. Hindari terkesan "memaksa" dengan cara menanyakan berulang kali apakah mereka sudah siap untuk membeli atau mengambil tindakan. Ini bisa membuat pelanggan merasa tidak nyaman.

Sebaliknya, tawarkan solusi yang relevan dengan kebutuhan mereka. Anda bisa bertanya apakah mereka mengalami kesulitan atau ada pertanyaan mengenai produk atau layanan yang Anda tawarkan. Ini akan membuat mereka merasa lebih dihargai dan lebih cenderung untuk memberikan respon positif.

6. Berikan Waktu dan Ruang untuk Keputusan

Pelanggan tidak suka merasa tertekan untuk segera membuat keputusan. Oleh karena itu, ketika melakukan follow up, beri mereka waktu yang cukup untuk mempertimbangkan keputusan mereka. Jangan terlalu sering menghubungi mereka, tetapi berikan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.

Jika Anda ingin melakukan follow up lewat telepon, pastikan untuk memberi pelanggan waktu setelah percakapan untuk mempertimbangkan informasi yang telah Anda berikan. Anda bisa menutup percakapan dengan menawarkan kesempatan untuk menghubungi Anda lagi jika mereka membutuhkan informasi lebih lanjut.

7. Gunakan Testimoni dan Bukti Sosial

Untuk meningkatkan efektivitas follow up Anda, gunakan testimoni dan bukti sosial sebagai alat untuk memperkuat pesan Anda. Pelanggan lebih cenderung merasa percaya diri untuk membeli atau melanjutkan percakapan jika mereka mendengar bahwa orang lain memiliki pengalaman positif dengan produk atau layanan yang Anda tawarkan.

Misalnya, Anda bisa mengutip  dari pelanggan lain yang memiliki pengalaman serupa atau menunjukkan statistik yang membuktikan keefektifan produk Anda. Bukti sosial ini tidak hanya meningkatkan kredibilitas tetapi juga mengurangi rasa ragu yang mungkin dimiliki oleh pelanggan.

8. Ciptakan Rasa Urgensi dengan Cara yang Halus

Meskipun Anda tidak ingin terkesan memaksa, kadang-kadang menciptakan rasa urgensi bisa membantu dalam proses follow up. Namun, urgensi ini harus disampaikan dengan cara yang tidak menekan. Misalnya, Anda bisa memberi tahu pelanggan bahwa ada promo atau diskon terbatas yang dapat mereka manfaatkan jika mereka segera mengambil tindakan.

Namun, jangan berlebihan dalam menciptakan urgensi, karena ini bisa membuat pelanggan merasa tertekan dan akhirnya mundur. Pastikan urgensi tersebut relevan dan memberikan manfaat nyata bagi pelanggan.

9. Gunakan Email dengan Konten yang Menarik dan Relevan

Selain melakukan follow up lewat telepon, Anda juga bisa menggunakan email sebagai saluran komunikasi yang lebih tidak mengganggu. Pastikan untuk mengirimkan email yang relevan dan informatif, bukan hanya reminder atau permintaan. 

Sebagai contoh, Anda bisa mengirimkan tips penggunaan produk, atau update fitur baru yang mungkin menarik bagi pelanggan. Buat subjek email yang menarik dan jangan lupa untuk menyertakan CTA (Call To Action) yang jelas tanpa terkesan memaksa. Email yang bernilai dan personal akan lebih meningkatkan kemungkinan pelanggan untuk merespon.

10. Follow Up dengan Memberikan Pilihan atau Alternatif

Saat melakukan follow up, berikan pelanggan beberapa pilihan atau alternatif agar mereka merasa lebih memiliki kontrol atas keputusan mereka. Misalnya, jika pelanggan belum siap membeli, Anda bisa menawarkan demo produk atau percakapan lebih lanjut di waktu yang lebih sesuai bagi mereka. 

Memberikan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan membantu mereka merasa lebih dihargai dan tidak tertekan untuk membuat keputusan secara langsung. Ini juga memberi mereka kesempatan untuk memilih apa yang mereka anggap terbaik bagi mereka, meningkatkan kemungkinan mereka untuk melanjutkan interaksi.

Follow up yang efektif bukan tentang menghubungi pelanggan berkali-kali sampai mereka merasa tertekan. Sebaliknya, ini tentang memberikan nilai, memahami kebutuhan pelanggan, dan menciptakan pengalaman yang menyenangkan dan tidak mengganggu. 

Untuk mendukung proses follow up yang lebih efektif, Udesk menawarkan solusi Customer Service yang dirancang untuk memudahkan komunikasi dengan pelanggan. Dengan fitur omnichannel, integrasi yang mudah, dan kemudahan dalam melacak interaksi pelanggan, Udesk memastikan Anda dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. 

Dengan layanan Customer Service dari Udesk, Anda tidak hanya meningkatkan konversi tetapi juga membangun loyalitas jangka panjang yang akan berdampak positif bagi bisnis Anda. Hubungi Udesk dan jadwalkan demo gratis bersama kami! 

Artikel ini merupakan konten asli dari Udesk. Jika ingin menerbitkannya ulang, mohon mencantumkan sumber dengan jelas：https://id.udeskglobal.com/blog/cara-follow-up-customer